Карточка клиента

Материал из wiki


Общая информация

Карточку клиента можно найти через поиск на центральной странице (доступен поиск по имени, основному и дополнительному номеру телефону, эл.почте) - поиск доступен по всем клиентам, кроме архивных - их можно найти в специальном отчете Архивные клиенты. Также карточку можно найти в отчетах:

Основная информация карточки содержит:

  • ФИО клиента (Имя родителя и ребёнка, если карточка не для одного клиента);
  • Дата рождения;
  • Номер телефона (основной и дополнительный);
  • Эл.почта;
  • Номер карты;
  • Адрес центра (Город/Название центра), к которому прикреплен данный клиент;
  • Фото клиента.

Специалисты технической поддержки могут отключить отображение порядкового номера клиента в системе по запросу регионального директора.

Ик4.jpg
Ик3.jpg

В карточке клиента теперь можно скрыть ненужные поля. Для этого необходимо обратиться в службу технической поддержки. Также здесь мы можем добавить новые поля для внесения данных. Все поля в Карточке клиента привязаны на уровне Одной Компании. В дальнейшем эти данные могут быть использованы как переменные для автозаполнения договора. Подробную информацию вы можете узнать в статье Общая информация по работе с договорами в CRM

Кк1.jpg

Также Руководитель при добавлении поля может задать необходимые характеристики:

Снимок экрана в 20211-10-13 16-31-04.png

Из карточки можно назначить следующее занятие и установить дату звонка. В карточке клиента долг клиента выделяется цветом: красным - если центр дал в долг клиенту и зелёным - если клиент дал в долг центру, остаток занятий разделён на две секции «Индивидуальные» и «Групповые», теперь можно отслеживать остаток занятий по типам занятий

Kartochkaklienta.png

В карточке можно прикрепить фото клиента. Для этого в левой колонке под строкой выбора центра нажмите кнопку “Обзор” и выберите необходимую фотографию. После этого сохраните изменения в карточке клиента с помощью кнопки “Далее”, после чего фото клиента обновится

Kartochkaklienta1.png

Под фотографией клиента находятся значки всех возможных способов связи и приложений. Яркий значок обозначает подключение клиента к сервису. При нажатии на значок открывается меню, в котором мы можем включить / выключить или отсоединить клиента (например, от рассылки).

Кк10.jpg

Любого клиента можно добавить в лист ожидания (если функция листа ожидания включена в вашей системе). Для этого нужно нажать галочку "Внести в лист ожидания", при необходимости указать к какому инструктору хочет ходить клиент (это используется только для информации и не влияет на расписание занятий клиента) и комментарий (будет виден только в карточке клиента и в разделе "Лист ожидания"). Если клиент ушёл из листа ожидания, то указанный комментарий очищается. Добавление клиента в лист ожидания отражается в истории событий в карточке клиента и в отчёте о действиях сотрудников.

Kartochkaklienta4.png

Чтобы убрать клиента из Листа ожидания необходимо поставить занятие у выбранного специалиста. В таком случае клиент пропадет из списка на главном экране - Мои дела - Лист ожидания, а также в Карточке клиента не будет отображаться галочка.

Занятие1.jpg

Через кнопку “В расписание” клиенту можно поставить занятия в расписании

Kartochkaklienta2.png
Kartochkaklienta3.png


Планирование занятий

При планировании занятий можно выставить определенную периодичность занятий (день, неделя, месяц) и повтор занятий с интервалом от 1 до 7 недель, а так же выбрать удобный для посещений день недели. Таким образом, можно разом распланировать занятия на несколько недель/месяцев вперёд. При планировании система может уведомлять вас, если планируемое занятие попадает на уже существующее индивидуальное занятие - в этом случае будет поставлена задача администратору на ручную корректировку занятия. Директор может планировать занятия за прошедшее время.

Planirovanie.png
Planirovanie1.png

При включении настройки "Инструктор привязывается ко времени занятия" появляются выпадающие списки:

  1. Тип занятий (появляется, если есть не привязанные к типам занятий услуги);
  2. Инструктор, который будет установлен на все планируемые занятия.

Система выдаст ошибку, если:

  • в указанное время центр не работает;
  • в указанное время стоит бронь;
  • в занятии набрано максимальное количество человек или максимальное количество человек будет превышено после планирования;
  • в настройках занятия отмечен чек-бокс "никого не добавлять на занятие";
  • клиент уже записан на данное занятие.

В этих случаях, система предложит заменить помещение, дату и время занятия.

В Карточке клиента вы можете поставить занятия в параллельных кабинетах. Параллельная работа с помещениями - это назначения одного занятия в разных помещениях (Кабинетах), когда в одном помещении занятие считается основным, а во втором помещении создается бронь. Такое планирование занятий бывает необходимо, когда мы проводим занятие в кабинете №1, но в это же время на занятии присутствуют клиенты из кабинета №2 (например, по видеосвязи).

Для подключения настройки обратитесь в техническую поддержку.

Подробную информацию вы можете узнать в статье

Группы

Клиента можно добавить в группу клиентов, после этого клиент будет автоматически записан на занятия этой группы

Dobavgruppu.png

Выбираем группу из списка и сохраняем

Dobavgruppu1.png

Удалить клиента из группы можно, нажав на иконку "Х" возле группы.

Предпочитаемые занятия

Здесь можно выбрать занятия, которые хотел бы посещать клиент, но они на данный момент по какой-либо причине недоступны

Predpzan.png

Дата следующего звонка

Можно запланировать звонок клиенту

Datasledzvonka.png

Абонементы

Из карточки клиента можно посмотреть информацию по купленным абонементам. Для этого нужно нажать на название абонемента из списка

Abonementizkartochki.png

Здесь отображается основная информация по абонементу

Abonementizkartochki1.png

Перерасчёт абонемента

С помощью кнопки "Перерасчёт" (доступна как директору, так и администратору) можно пересчитать стоимость текущего абонемента на новый абонемент (система автоматически предложит абонементы, стоимость которых не меньше рассчитанной фактической стоимости текущего абонемента). Это полезно в тех случаях, когда клиент ходил по групповому абонементу (и у него остались занятия на абонементе), а потом решил перейти на индивидуальный абонемент

Abonementizkartochki2.png


После выбора нового абонемента нажимаем "Пересчитать" и система выводит, сколько клиент должен доплатить или сколько центр должен вернуть клиенту, с возможностью вручную изменить сумму пересчёта. После подтверждения система автоматически проводит соответствующие транзакции: возврат старого абонемента, продажу нового абонемента, начисление долга.

Формула расчёта фактической стоимости абонемента (при перерасчёте система будет подбирать абонементы, стоимость которых не меньше этой суммы):

фактическая стоимость текущего абонемента = стоимость текущего абонемента / количество занятий текущего абонемента * остаток занятий по текущему абонементу

Перерасчёт работает только в пределах одного города, то есть нельзя сделать перерасчёт при переходе клиента из одного города в другой. При перерасчёте применяется абсолютная скидка (если у клиента есть скидка как многодетной семье, то она будет учтена при перерасчёте абонемента). При нажатии на сумму перерасчёта, она автоматически подставится в окно суммы, полученной от клиента.

Возврат абонемента

Возврат абонемента, необходим в случае, когда клиент хочет вернуть деньги за весь абонемент или часть не посещенных занятий. Возврат абонемента доступен только директору.

Чтобы вернуть абонемент - в карточке клиента нажмите на название абонемента и выберете "Возврат".

Vozvrat abonementa.png

В новом окне возврата абонемента будет указано, сколько занятий осталось на абонементе и их стоимость. Стоимость занятий рассчитывается по формуле:

фактическая стоимость абонемента = (общее количество занятий по абонементу - остаток занятий по абонементу) * стоимость разового посещения данного типа занятия

При необходимости, стоимость занятий можно скорректировать вручную.

Vozvrat abonementa2.png

Далее укажите тип счёта: наличный или безналичный (если подключен) и комментарий. По нажатию на кнопку "Сохранить" производится операция возврата абонемента - она будет отображена в разделе Движение денег и в истории клиента.

Договор

Если региональный директор загрузил в систему форму договора с клиентом, то в карточке клиента появится кнопка “Заполнить договор”, по нажатию на которую документ откроется (если договор загружен в формате pdf) или скачается (если договор загружен в формате doc / docx) форма договора с клиентом, которую необходимо будет заполнить

Dogovor.png

Задолженность

В карточке клиента отображается его задолженности, с указанием перед каким городом долг(если долги есть в разных городах). Списывать и начислять долг и списывать невозвратный долг можно только в своём городе.

Задолженность.png

Запланированные занятия

Во вкладке можно просмотреть и удалить назначенные занятия, которые еще не состоялись. Для удаления нужно отметить занятие галочкой и нажать “Отменить занятия”

Zaplanzanytiya.png


История

Вкладка история включает в себя 3 подкатегории:

  1. История посещений;
  2. История финансов;
  3. История событий

В карточке клиента в истории покупок, посещений и событий теперь можно отслеживать: покупку, списание/добавление занятий, возвраты с указанием услуги и абонемента.

Мы обновили Карточку клиента и теперь вы можете написать в Тех.поддержку для включения нового дизайна.

Во Вкладке "История и действие" отображается информация о первичной и вторичной заявке клиента (дата поступления, источник дата обработки), даже если клиент находится в Архиве, и был туда отправлен сразу без создания Анкеты.

Снимок экрана в 2021-10-13 16-31-04.png

История посещений

История посещений показывает: дату, время, вид и тип услуги, сотрудника, который произвел операцию (в операциях посещения или пропуска занятия выводится инструктор, который был на занятии)

Istoriyaposesh.png

История финансов

История финансов показывает: дату, время, вид операции покупки, сотрудника, количество и сумму

Istoriyafinansov.png

Строка выделяется цветом: красным - если центр дал в долг клиенту и зелёным - если клиент дал в долг центру.

История событий

История событий показывает работу с запланированными звонками: дату, время, вид события/комментарий, сотрудника

Istoriyasobytii.png

Сообщения

Здесь хранится история сообщений клиенту (время и дата отправки, тип сообщения, статус и сотрудник, отправивший сообщение). Кроме того здесь можно отправить сообщение клиенту, заполнив специальную форму и выбрав тип сообщения:

  • СМС - в этом случае будет отправлено СМС с вашим сообщением или сообщение в Telegram (если у клиента установлен Telegram);
  • Личный кабинет - в этом случае сообщение будет отправлено в личный кабинет клиента и отобразится в виде всплывающего окна на всех страницах личного кабинета, а также в разделе “Сообщения”;
  • Viber - если в центре подключен Viber-бот, то вместо смс - сообщение будет отправлено в Viber.
Smskartochka.png

Дополнительные опции

В дополнительных опциях отображается служебная информация: назначение и удаление занятий, списание занятий и т.д.

Dopopzii.png

Еще в этой вкладке можно:

1.Добавить занятие

Dopopzii1.png
Dopopzii2.png

2. Перенести занятие

Региональный директор с помощью кнопки "Перенос занятия" может перенести определённое количество занятий от одного клиента другому. При переносе указывается следующая информация:

  • Строка поиска существующего клиента;
  • Количество занятий, которые нужно перенести;
  • Выпадающий список типов услуг;
  • Комментарий (не обязательно для заполнения)
Perenoszanyat.png

Если города отличаются, то будет показано предупреждение о том, что город выбранного клиента не совпадает с городом, в котором находится пользователь, осуществляющий перенос. Выбранное количество занятий выбранного типа спишется с клиента, из карточки которого нажали кнопку "Перенести остаток занятий" и зачислится выбранному в поле поиска клиенту.

Действие будет отражено в карточке обоих клиентов во вкладке "Дополнительные опции".

3. Возврат абонемента из-за ошибочной продажи

Vozvratabon.png

4. Списать невозвратный долг

Spisatdolg.png

При списании невозвратного долга, долг на абонементе также погашается.

5. В архив

При переносе клиента в архив (необходимо указать причину):

  • Клиент удаляется из групп;
  • У клиента удалятся все запланированные звонки;
  • У клиента удалятся все запланированные занятия
Varhiv.png

6. Добавить скидку

Dobavskidru.png

7. Снять скидку

Snyatskidku.png

История звонков

Отображает дату, время, длительность звонков. Также здесь можно прослушать запись разговора и скачать

Istoriyazvonkov.png


Семья

С помощью функционала “Семья” можно добавить несколько клиентов к одному “родительскому”, даже если включена уникальность номеров телефонов клиентов. Эта возможность будет полезна клиентам с несколькими детьми или тем, кто посещает ваш центр целыми семьями. Если данный функционал вам не нужен - вкладку могут скрыть специалисты службы технической поддержки.

Эта вкладка содержит следующую информацию:

  • Кнопка "Создать клиента для семьи", с помощью которой можно создать нового клиента;
  • Поисковое поле, где вводится ФИО существующего клиента, после нажатия на ФИО клиента в результатах поиска этот клиент добавляется на вкладку "Семья" к "родительскому" клиенту;
  • Список добавленных в семью клиентов с указанием ФИО ребёнка (по нажатию на ФИО ребёнка открывается в новой вкладке карточка этого клиента), у каждого клиента в этом списке есть иконка крестика, по нажатию на которую клиент отвязывается от "родительского" клиента и удаляется с вкладки "Семья", также в этом списке "родительский" клиент отмечен звёздочкой
Semiyakartochka.png

В уже созданной “Семье” звездочкой ★ указан родительский аккаунт, в котором можно редактировать состав семьи

Semiyakartochka1.png