Директор
Региональный директор имеет доступ к большинству возможностей системы: редактированию услуг, просмотру всех отчетов, созданию новых учетных записей сотрудников и т.д.
Видео для знакомства с функционалом директора:
Опции, доступные только Региональному директору
- Иметь доступ к настройкам системы (шестеренка);
- В Электронной тетради ставить/снимать отметки о посещении занятий за прошедшее время, оставлять комментарии, как за прошедшие занятия, так и запланированные в будущем;
- В Расписании планировать занятия за прошедшее время и удалять учеников;
- В Движении денег отменять и восстанавливать транзакции;
- В карточке клиента: менять срок действия и блокировать абонемент на любой срок, проводить возврат абонемента, добавлять клиенту абсолютную скидку (например, клиент будет получать скидку 10% на все услуги), списывать невозвратный долг (т.е. списывать долг, который клиент никогда не сможет вернуть);
- Видеть все отчеты, в т.ч. Итоговый отчёт по тестам в настройках (шестерёнка). Также директор может выгружать данные в Excel в отчетах: "Все клиенты" и "Отчёт о посещаемости".
- В Настройки - Сотрудники осуществлять поиск по сотрудникам.
Например, поиск по Имени или Логину в системе, дополнительным полям. Поиск осуществляется в рамках одной компании.
Настройки города
В настройках города директор может определять:
- статус города - активен/неактивен (выключен);
- выбирать центр сбора звонков (центр в этом городе, через который будут фиксироваться все телефонные звонки);
- создавать новые типы занятий и услуг;
- добавлять и изменять сайт города;
- выбирать источник клиента при регистрации из мобильного приложения;
- выбирать страну и язык.
Настройки центра
В настройках центра директор может:
- определять статус центра - активен/неактивен (выключен);
- включать безналичный расчет (в движении денег появится дополнительная касса, которая учитывает безналичный платежи, также станет доступен безналичный тип расчета при продаже);
- определять время работы центра (например, центр работает с 9.00 утра и до 20.00 вечера);
- редактировать настройки типов услуг по длительности и максимальному количеству человек (например, занятие по плаванию идет 45 минут и на нем может быть максимум 4 человека);
- создавать помещения в расписании;
- добавлять и редактировать услуги в помещениях;
- добавлять и редактировать почту и телефон центра;
- изменять часовой пояс.
Источники рекламы/скидки
Директор может создавать новые источники рекламы и новые скидки, а так же редактировать старые, которые будут доступны в окне продажи, и объединять их в один источник. Например, источники "ВКонтакте", "Инстаграм" - объединить в один источник "Социальные сети" и т.д.
Абонементы
Директор может создавать новые абонементы и объединять их в группы. При создании абонемента директор может определить на какие занятия будет действовать абонемент (групповые/индивидуальные) и типы услуг (например, и на плавание, и на разминку), количество занятий, будет ли этот абонемент доступен сразу для нескольких человек (функция "Семья"), настраивать полную и минимальную стоимость, срок и начало действия абонемента. В настройках абонемента можно определить, будет ли администратор получать процент с продажи данного абонемента, а клиент получать уведомления об окончании срока абонемента, количеству оставшихся занятий. Если подключен личный кабинет и/или мобильное приложение, то будет ли в них доступным для продажи данный абонемент, будет ли клиент получать баллы за покупку абонементу и т.д.
Сотрудники
Директор может:
- создавать/редактировать настройки сотрудников: администратора, инструктора (тренера/специалиста), хозработника, маркетолога.
- редактировать учетную запись (логин, пароль), описание сотрудника, записывать контактные данные и определять, к каким центрам сотрудник будет иметь доступ. Здесь же можно менять роль сотрудника (например, инструктора перевести в администраторы) или уволить (сменить статус "активен" на "заблокирован").
- во вкладке "Зарплата" корректировать индивидуальные ставки зарплаты для конкретного сотрудника. Например, все сотрудники получают 500 рублей в час, а данный сотрудник будет получать за свою работу 550 рублей.
Зарплата
Здесь можно отредактировать общие настройки зарплаты для администратора и инструктора:
- Для администратора возможно определить часовую ставку, надбавку к зарплате в зависимости от эффективности (за достижение заданной нормы среднего чека клиентов, прозвон неактивных клиентов, поэтапную конверсию статуса клиента от подачи заявки и до покупки абонемента), настраивать премию за выполнение плана продаж абонементов;
- Для инструктора также можно определить часовую ставку и настроить получаемую ставку за каждый тип занятий;
- Для хозработника можно определять часовую ставку.
Компании
- Для каждого нового центра необходимо создавать компанию. Здесь Директор может внести реквизиты своей компании (например, ИП) и контактные данные, загрузить образец стандартного договора с клиентами;
- Во вкладке "Номенклатура склада" директор может создавать товары, которые будут доступны для продажи, и расходные материалы, закупку которых, нужно учитывать в бюджете центра;
- Если подключен Личный кабинет, то во вкладке "Настройки личного кабинета" можно выбрать провайдера (например, "Яндекс Касса" или "Тинькофф Банк"), через которого будут проводиться покупки абонементов/товаров клиентами в личном кабинете. Здесь же можно записать приветствие, которое будет показываться клиенту после регистрации в личном кабинете.
Товары на складе
Здесь можно редактировать настройки товаров, которые будут доступны для продажи в вашем центре (название, цена и др.настройки аналогичные настройкам абонементов). В настройках необходимо определить, к какому типу номенклатуры будет "привязан" товар (например, товар "Учебник Английского языка 5 класс" следует привязать к номенклатуре "Учебники", которая ранее уже создана в настройках компании).
Настройка СМС уведомлений
Директор может настроить смс-рассылку по нескольким параметрам: В основных параметрах настраивается отправка смс-поздравлений клиентам;
В разделе "Шаблоны" можно записать тексты сообщений, которые будут отправляться клиентам: в день рождения, незадолго до нового занятия и т.д.
Если в городе несколько центров, то в разделе "Распределение смс по центрам" можно определить, сколько смс будет доступно для рассылки в каждом центре (это нужно, что бы предотвратить возможные ошибки персонала при массовой рассылке, например, чтобы предотвратить рассылку сразу 1000 смс, что скажется на финансовом балансе). Рассылка смс доступна, если подключена интеграция с СМС.ру.
Итоговый отчет по тестам
В этом разделе отражаются результаты сотрудников после прохождения тестов в Центре Знаний.
Справочник предпочитаемых услуг
В данном разделе можно создать услуги, которых на данный момент нет в вашем центре, но про них регулярно спрашивают клиенты. Данная функция доступна, если подключен "Лист открытия" (чтобы включить данную функцию необходимо обратиться в техподдержку). Если клиент спрашивает данную услугу, администратор сможет отметить ее в карточке клиента, и в отчете "Все клиенты" можно будет посмотреть, у скольких клиентов популярна данная услуга.
Настройка IP-телефонии
В данном разделе директор может определить центр, к которому будет подключена ip-телефония и через который будут проходить и фиксироваться все телефонные звонки.
Настройка интеграций
В данном разделе, директор может посмотреть настройки подключенных приложений (например, WhatsApp) и сервисов телефонии (например, Мои звонки).
Справочник причин переноса в архив
В данном разделе можно определить дополнительные причины, по которым входящую заявку или карточку клиента можно отправить в архив. Например, не только "не понравился сервис", но и "переехал в другой город", "передумал" и т.д.
Контроль возраста ребенка
В данном разделе можно настроить возраст, по достижению которого клиентом, администратору будет ставиться новая задача, например, измерить физические показатели клиента и т.п.
Центр знаний
В центре знаний директор может просматривать все категории и материалы в рамках своей компании, создавать/ редактировать / удалять категории, материалы, тесты к материалам.
Автоматизация бизнес-процессов
В этом разделе можно создавать и редактировать правила: Автоматизация бизнес-процессов
Заявки с сайта
В разделе Заявки с сайта будут отображаться заявки, у которых указывается источник (например, “сайт”), дата заявки, имя клиента, номер телефона и дата рождения.
Мои дела
В моих делах можно отслеживать посещения и звонки клиентов.
Электронная тетрадь
В электронной тетради можно посмотреть ежедневный отчет о клиентах, занятиях и денежном обороте, можно отмечать посещения и пропуски, также есть возможность онлайн-конференцию среди всех клиентов выбранного занятия.
Новый клиент
В разделе Новый клиент можно добавлять новых клиентов.
Продажа
Раздел Продажа позволяет продавать услуги и товары.
Расписание
В расписании можно записывать клиентов на занятия, редактировать эти записи, сообщать клиентам об их занятиях.
Рассылки
В рассылках можно отправлять сообщения клиентам (если подключена интеграция с смс-сервисом). Сообщение может быть отправлено, как одному клиенту, так и нескольким, также доступна массовая рассылка.
Движение денег
Во вкладке Движение денег можно следить за финансовыми операциями, которые происходят во время работы.
Задачник
Задачник - это раздел, в котором можно создавать и выполнять задачи, назначать ответственного сотрудника.
Группы
В разделе Группы можно просматривать список групп, редактировать их или добавлять новую группы.
Экспорт списка клиентов
Директор может экспортировать список клиентов в Excel:
В файле выгрузки отображается информация:
- Имя родителя;
- Имя ребенка;
- Дата рождения;
- Номер телефона;
- Статус (активный, неактивный, архивный, потеряшка).
В файле будут выгружены данные по активным, неактивным, потеряшкам и архивным клиентам.