Товарный учёт

Общие настройки

Для пользователей со статусом «Суперпользователь» доступны общие настройки товарного учёта, где можно задать при каком остатке товара на складе будет создаваться задача для регионального директора центра на пополнение склада. Для выбора доступны следующие значения:

• 5 шт;
• 10 шт;
• 20 шт;
• 30 шт;
• 50 шт.

По умолчанию установлено «10 шт.», т.е. когда товара на складе останется 10 шт., система создаст задачу для регионального директора на пополнение остатков товара на складе

Справочник номенклатуры (товаров)

Уровень доступа: региональный директор

Для правильной настройки товарного учета в CRM нужно заполнить раздел "Номенклатура склада". В этот раздел вносятся товары для продажи и расходные материалы.

• Товары для продажи – это те товары, которые продаются клиентам в разделе «Продажа» (например, шапочка, пеленка и т.п.);
• Расходные материалы – это товары, которые центр закупает для собственных нужд, такие товары не продаются клиентам (например, салфетки, порошок и т.п.).

Данные товары необходимы для работы складского учёта и не будут выводится в выпадающем списке при продаже клиентам (подробнее - в разделе «Привязка номенклатуры к товарам»)

Номенклатура едина для всех центров, привязанных к одной компании. Достаточно один раз сформировать номенклатуру склада и она появится во всех текущих центрах компании, и автоматически сформируется при привязке нового центра к компании.

Вкладка Номенклатура склада доступна в разделе Настройки - Компании.

Для добавления товара нужно в разделе «Товары для продажи» нажать на кнопку «Добавить» и указать название товара. Аналогичным образом добавляется расходный материал. После добавления товаров и расходных материалов нужно сохранить изменения.

Закупка/добавление товаров на склад

После заполнения номенклатуры склада товар необходимо закупить (или ввести текущие остатки) на склад. Для этого необходимо провести операции прихода в разделе «Движение денег».

Обращаем ваше внимание, без Открытой смены денежные операции запрещены.

Для закупки/добавления товаров на склад доступны транзакции:

• Закупка товаров для продажи
• Закупка расходных материалов
• Добавление товаров (материалов)

Рассмотрим подробнее:

• Закупка товаров для продажи – с помощью этой операции производится закупка товара (в этой операции вводить сумму покупки обязательно).

После выбора транзакции появятся дополнительные поля: Выбор товара и количество товара.

Для внесения товара заполняем поля:

1. Выбираем из списка товар для закупки.
2. Указываем количество товара.
3. Указываем сумму, которая будет списана с расчётного счёта или кассы центра за покупку товаров.
4. Выбираем счет.
При необходимости можно добавить комментарий и прикрепить файл.
5. Сохраняем.

После сохранения транзакция "Закупка товаров для продажи" будет отображаться в движении денег.

Уже проведённую транзакцию можно отменить за текущий день, если открыта смена. Сделать это может суперпользователь или региональный директор.
После закрытия смены отменить транзакцию невозможно.

Отменённая транзакция по-прежнему будет отображаться в разделе “Движение денег”, но будет иметь статус “Отменена” и не будет учитываться в формировании отчётов.

• Закупка расходных материалов – с помощью этой операции производится закупка расходных материалов (в этой операции вводить сумму покупки обязательно).

Данная транзакция проводится аналогично транзакции "Закупка товаров для продажи".

После сохранения транзакция "Закупка расходных материалов" так же будет отображаться в движении денег.

• Добавление товаров (материалов) – с помощью этой операции производится простое добавление (корректировка) товара или расходного материала без ввода суммы покупки (эта операция будет полезна, если после инвентаризации обнаружились излишки остатков, которых нет в CRM).

При выборе данной транзакции откроются новые поля: "Выберите предмет для корректировки" и количество товара. Нужно выбрать товар из списка и внести количество. Указывать сумму не нужно.

После сохранения транзакция "Добавление товаров (материалов)" отобразится в движении денег. Ее так же можно удалить в рамках одной открытой смены.

Привязка товаров к номенклатуре

Для правильного ведения товарного учета нужно добавить закупленные товары на склад и привязать их к номенклатуре. После этого товар будет доступен для продажи в разделе "Продажа", у таких товаров появится остаток на складе и будет производиться учёт расходов товаров со склада.

Для добавления товаров на склад и привязки к номенклатуре нужно перейти в раздел Настройки - Товары на складе.

Расходные материалы добавляются на склад автоматически при закупке (при проведении транзакции "Закупка расходных материалов").

Товары для продажи добавляются вручную во вкладке "Товары для продажи" по кнопке "Новый товар".

Для внесения товара заполняем поля:

1. Вносим наименование товара.
2. При необходимости добавляем описание товара.
3. Вносим цену товара.
Если нужно, загружаем файл с отображением товара.
4. Если товар будет доступен для покупки из мобильного приложения или личного кабинета клиента, нужно поставить галочку.
5. Если клиенту будут начисляться баллы за покупку данного товара, то нужно внести значение или %.
6. Для привязки к номенклатуре из выпадающего списка выбираем нужную номенклатуру.
7. Если сотрудник будет получать надбавку за продажу данного товара, добавляем %.

После ввода данных сохраняем изменения.

После добавления товаров, в списке отобразится следующая информация:

• Наименование товара в продажах
• Привязка к номенклатуре
• Остатки на складе.

Если товар не привязать к номенклатуре, то он будет отображаться в списке товаров с пустыми столбиками «Привязка к номенклатуре" и "Остатки на складе". Такой товар будет доступен для продажи, но учёт расходов таких товаров со склада производится не будет.

Сделать привязку к номенклатуре можно после добавления товара на склад. Для этого нужно нажать на название товара и в открывшемся окне выбрать нужную номенклатуру.

Внимание! Если товар закуплен (раздел Движение денег), но не добавлен на склад, то продать его не получится, он не будет отображаться в разделе "Продажа" в списке товаров и абонементов, доступных для продажи.

Продажа/убавление товаров со склада

Осуществить продажу товара можно из карточки клиента и из раздела «Продажа». При проведении продажи обязательно указывается стоимость товара, при этом стоимость товара начисляется на счёт или в кассу центра, а количество проданных товаров списывается с номенклатуры склада. Подробную информацию про проведении продажи товара можно посмотреть в разделе Продажа

В разделе «Движение денег» можно провести операцию убавления товаров (материалов) со склада без ввода денежных средств (будет изменён только остаток товара). Для этого нужно выбрать транзакцию «Убавление товаров (материалов)» (производится простое списание товара или расходного материала без ввода суммы продажи - эта операция будет полезна, если после инвентаризации склада по факту обнаружилась нехватка остатков).

Перенос товаров (материалов) из одного центра в другой

Система складского учёта позволяет переводить определённое количество товаров или расходных материалов из одного центра в другой в рамках общей компании, при этом изменение будет произведено только в остатках на складе без проведения денежных операций. Для осуществления переноса товара необходимо в разделе «Движение денег» выбрать транзакцию «Перенос товаров (материалов)», при выборе этой транзакции появится три новых поля:

• Выберите предмет для переноса – здесь нужно выбрать товар, который будет перенесён;
• Количество товаров для переноса;
• Центр, в который переносится товар – здесь выводятся центры в рамках одной компании.

После проведения транзакции, указанное количество товара будет списано со склада в открытом центре и добавлено на склад указанного центра

Уведомление о необходимости пополнения склада

В зависимости от настроек (см. раздел «Общие настройки»), при достижении определённого остатка товара на складе для регионального директора будет формироваться задача на пополнение склада.

Отчётность

Все транзакции связанные со складом (продажа, покупка, добавление, удаление, перенос) отражаются в разделе «Движение денег» и в отчёте о действиях сотрудников.