Частые вопросы
Вопросы по системе
Как создать ярлык системы на рабочем столе
Для этого вам необходимо перейти в браузер. Далее перейдите на сайт, ярлык которого вы хотите создать, зайдите в меню (нажмите на три точки справа вверху) => “Дополнительные инструменты” => нажмите на “Создать ярлык” Введите имя для ярлыка и нажмите на “Создать”.
Работа с клиентами
Как увеличить количество учеников на занятии
Для увеличения количества мест для записи на услугу необходимо перейти в Настройки (шестеренка) - Центры - Выбор центра - Выбор Услуги - Установить Максимальное количество человек на занятии - Сохранить изменения.
В чем разница между Все пользователи, Активные, Неактивные. По какому принципу клиенты попадают в ту или иную категорию
Все клиенты это все клиенты из списка: активные, неактивные, потеряшки. В потеряшки люди попадают в зависимости от настроек вашей системы - через 7, 14, 21 или 28 дней. Клиент попадает в список Потеряшек: если пропустил занятие, нет запланированных звонков, абонементов. Неактивные это те клиенты у которых нет запланированного действия - например звонка или записи на занятия.
Когда Неактивные клиенты перейдут в Потеряшки и когда опять станут Активными
По умолчанию в течение 7 дней. Если в течение 7 дней клиент не посещал занятия и у него нет запланированных занятий или звонков, то он становится потеряшкой (При условии открытия и закрытия смены). Количество дней - задаётся в общих настройках суперпользователем. Активным клиент становиться после записи на занятие, при следующем открытии смены.
Как добавить клиента в группу
Добавить клиента в группу можно 2 способами: 1) из карты клиента - раздел "Группы" 2) Раздел "Группы" на главной странице системы - далее нажимаете на название группы, переходите в карту группы и добавляете нового участника.
Что обозначают серые и яркие иконки приложений в карточке клиента
Под фотографией клиента в Карточке клиента располагается панель статуса клиента. Она отображает какими сервисами пользуется клиент. Например, если клиент зарегистрирован в приложении, то отобразится иконка смартфона на синем фоне. Если в Viber - появится яркий значок Viber и так далее.
Как сделать возврат абонемента
Возврат абонемента вы можете сделать Из карточки клиента с указанием количества занятий, которые не отходил клиент (эти занятия будут списаны) и суммы абонемента, которая будет возвращена в кассу.
Как сделать перерасчет абонемента
Для перерасчета абонемента необходимо перейти в Карточку клиента и нажать на активный абонемент - далее выбрать Перерасчет.
Как отменить продажу за прошедший день
Отменить операцию в разделе Движение денег вы можете день в день (до закрытия смены). На следующий день вам необходимо перейти в Карточку клиента - Доп.опции - Возврат абонемента.
Как изменить срок окончания у купленного абонемента, если в окне информации об абонементе в карточке клиента нет кнопки "сохранить"
Необходимо открыть смену в центре и повторно изменить дату окончания абонемента. Если это не помогло, нужно обратиться в техническую поддержку, указав следующую информацию: город и адрес центра, ФИО клиента или прикрепить ссылку на карточку клиента, наименование редактируемого абонемента и указать новую дату окончания абонемента.
Как добавить ученика на занятие задним числом (за прошедшее время) и как отметить посещение
Редактировать расписание за прошедшее время может директор. Чтобы увеличить время отмены отметки о посещении обратитесь в техническую поддержку. Максимальное время для отмены отметки - 72 часа.
Как быстро поставить в расписание клиента который занимается несколько раз в неделю
Удобнее всего будет это сделать через Планирование занятий в Карточке клиента, так вы сможете создать за раз несколько занятий. Также вы можете распланировать занятия для целой Группы из Карточки группы - Планирование занятий.
Клиент записан на пробное занятие. При отметки о посещении система пишет, что занятие будет зачтено в долг. Почему так происходит
У клиента нет абонемента, поэтому система пишет что посещение в долг. Вам необходимо продать клиенту абонемент.
Как удалить клиента из системы
Клиента из системы удалить невозможно. Вы можете отправить клиента в Архив. Для этого необходимо перейти в Карточку клиента - Доп. опции - В архив. Если вам снова потребуется карточка клиента вы сможете перейти в раздел Архивные клиенты (на главном экране) - найти клиента и перейти в его карточку - в разделе Доп.опции выбрать "из Архива".
Как правильно занести в систему нескольких детей из одной семьи
Нужно создать двух разных клиентов, если у клиентов в Карточке будут указаны разные номера телефонов. После этого, у одного из детей в карточке, во вкладке "Семья", выбрать клиента. Либо в Карточке клиента №1 вы можете перейти в раздел Семья и создать клиента №2. Номер телефона в новую карточку прикрепится из карточки клиента №1.
Как отправить сообщение студенту в Личный кабинет из Карты клиента
Вам необходимо перейти в раздел Сообщения. Далее из этого раздела написать сообщение. Если у клиента выполнен вход в личный кабинет (значок ЛК в карте клиента горит ярко), то в таком случае клиент получит уведомление в личный кабинет. Если у клиента в Карточке клиента горит яркий значок Мессенджера (например WhatsApp) - сообщение отправится в WhatsApp.
Как убрать Клиента из Листа ожидания
Чтобы убрать клиента из Листа ожидания необходимо поставить занятие у выбранного специалиста. В таком случае клиент пропадет из списка на главном экране - Мои дела - Лист ожидания, а также в Карточке клиента не будет отображаться галочка.
Как убрать Клиента из Листа открытия
Чтобы убрать клиента из Листа открытия необходимо: в Листе открытия поменять район на "Район не определен" и далее записать клиента на первое занятие.
При регистрации нового клиента появляется картинка карты банка, как быть
Необходимо очистить кэш браузера. Чтобы очистить кэш, на примере Google Chrome браузера, необходимо на странице с расписанием нажать комбинацию клавиш Ctrl + F5. Если после нажатия клавиш, проблема не исчезла, повторите следующие действия: в браузере Google Chrome на странице с расписанием нажать клавишу F12, навести курсор мыши на кнопку "Обновить страницу" (кнопка "Обновить страницу" представляет собой круглую стрелочку, расположена правее адресной строки и иконки замочки), нажать правую кнопку мыши и выбрать "Очистка кэша и жесткая перезагрузка".
Управление центрами
Почему новый центр после добавления в систему не отображается в выпадающем списке на главном экране
Данная проблема связана с особенностями работы CRM-системы. После создания нового центра вам необходимо выйти из своего аккаунта и повторно зайти. Также необходимо убедиться, что у Сотрудника есть доступ к этому центру. Для этого необходимо перейти в Карточку сотрудника. Доступ Директора к центру может проверить Суперпользователь, для этого обратитесь в техническую поддержку.
Как добавить новый абонемент в систему
Чтобы добавить абонемент, необходимо иметь аккаунт директора. На главной странице необходимо нажать на иконку шестерёнки сверху справа, затем выбрать пункт "Добавить/отредактировать абонемент". Затем абонемент вы можете продать клиенту или начислить бесплатные занятия в карточке клиента (вкладка "Доп.опции" - "Добавить занятие").
В расписании при добавления занятия не отображается имя инструктора или/и нельзя выбрать тип услуги
Вам необходимо перейти в Настройки - Центры - Выбор центра и проверить вкладку "Помещение". Возможно, вы не указали, что именно эта услуга может отображаться в конкретном помещении. Чтобы специалист появился в общем списке - необходимо внести сотрудника в систему. Для этого необходимо перейти в Настройки - Сотрудники - Добавить сотрудника. Даже если ваш специалист не будет заходить в систему - ему нужно создать Карточку сотрудника.
Каким образом можно рассчитывать зарплату сотрудникам в системе
Директор в Настройках (шестеренка) - Заработная плата может добавить/отредактировать ставки для сотрудников. Более подробно вы можете прочитать в статье Управление заработной платой. Также вы можете посмотреть информацию в Отчете- Финансовые показатели - Отчет по зарплате.
В Электронном журнале неактивна кнопка «ок» или «пропущено»
Кнопка «ок» будет не будет активна если занятие не соответствует проданному абонементу. Вы можете: 1) в разделе Абонементы в нужном Абонементе добавить возможность посещения услуги - сохранить изменения. 2) переписать в расписании клиента на услугу которая указана в уже проданном абонементе. Для этого необходимо перейти в Карточку клиента и нажать на активный абонемент. В правом верхнем углу будут указаны все услуги, которые можно посетить по данному абонементу. Кнопка «пропущена» будет не активна, если не продан абонемент.
Что необходимо указать в источниках рекламы
В Источниках рекламы вы можете указать Источники, из которых к вам приходят клиенты. Например, это может быть Форма Вконтакте, Сайт, Сарафанное радио и так далее. Далее при регистрации клиента Администратор сможет указывать, что клиент пришел из конкретного источника.
Как изменить названия у кабинетов нашего центра
Чтобы изменить названия кабинетов вам необходимо перейти в Настройки (шестеренка) - Центры - выбрать центр - нажать на Помещение - отредактировать название помещения и сохранить изменения.
Как добавить нового сотрудника в систему
Чтобы добавить нового сотрудника вам необходимо перейти в Настройки - Сотрудники - Новый сотрудник.
Как посмотреть зарплату директора
Так как в системе нет расчета зарплаты для директора, поэтому не предусмотрена выдача зарплаты. Можем оценить для вас, как доработку - напишите в техническую поддержку.
Как поставить Задачи сотрудникам
Поставить Задачи вы можете в разделе Задачник .
Как создать товары для продажи в системе
Более подробно о создании и закупке товаров вы можете прочитать в статьях: Управление товарами и Товарный учёт .
Как внести причины переноса в Архив
Чтобы внести новые причины Директору необходимо перейти в Настройки (шестеренка) - Справочник причин переноса в архив - Добавить и Сохранить. Подробнее в статье Справочник причин переноса в архив.
Как внести дополнительные Категории оплаты
Чтобы внести дополнительные Категории оплаты Директору необходимо перейти во вкладку Категории оплаты. Далее добавить необходимые категории и сохранить. В данном разделе также возможно удалить ненужные категории оплаты нажав на "Крестик". Созданная категория оплаты действует только в указанном центре. Для каждого центра в системе вы можете создать отдельные категории.
Телефония
Как будет отображаться информация при звонке, если подключена интеграция с сервисом Мои звонки
При интеграции с сервисом Мои звонки на вашем устройстве при входящем звонке будет отображаться номер телефона. При звонке также в системе будет высвечиваться всплывающее окно, в котором будет отображаться информация о клиенте, если он есть в базе. Если это новый клиент, будет высвечиваться номер телефона.
Не работает звонок между центрами в рамках одного города, при этом входящие / исходящие звонки и всплывающее окно в CRM-системе работают
Данная проблема возникает из-за неполадок на стороне провайдера телефонии. Необходимо подождать - в зависимости от сложности проблемы, на устранение может уйти до нескольких часов (обычно 1-2 часа). Если по истечению 3-4 часов проблема осталась - свяжитесь с техподдержкой Go-CRM.
При ответе на входящий звонок и / или при исходящем звонке не слышим собеседника или собеседник не слышит нас, при этом всплывающее окно в CRM-системе работает
Данная проблема возникает из-за неполадок на стороне провайдера телефонии. Необходимо подождать - в зависимости от сложности проблемы, на устранение может уйти до нескольких часов (обычно 1-2 часа). Если по истечению 3-4 часов проблема осталась - свяжитесь с техподдержкой Go-CRM.
Как запланировать звонок и где будет отображаться список запланированных звонков
Звонок можно запланировать через карточку клиента, нажав на кнопку «дата следующего звонка» или при совершении звонков, нажав на кнопку "результат". Все запланированные звонки отображаются в «Мои дела» во вкладке «запланированные звонки».
Плохо слышно / не слышно собеседника при прослушивании записи разговора
Откройте на вашем телефоне приложение "Мои звонки", далее в меню "Настройки", в самом низу включите "Расширенные настройки", далее там же поставьте галочку "Использовать SKV". Если проблема сохранится - пришлите пример звонка (дата и время, с какого и на какой номер звонили).
У нашего центра офисный телефон Билайн, как нам подключить телефонию
Сейчас у нас нет готовой интеграции для подключения телефонии от Билайн, потребуется время на оценку трудозатрат (доработку). Можем предложить подключить интеграцию с сервисом "Мои звонки". В таком случае Вам необходимо будет зарегистрироваться на данном сервисе, предоставить нам доступы для проведения интеграции и установить мобильное приложение на телефон. Для Вас это будет удобнее и менее затратно, чем регистрировать телефонию от Билайн, Мегафон или Ростелеком.
Подключение интеграции с сервисом смс.ру (https://ithelp.sms.ru/)
При регистрации в смс.ру (https://ithelp.sms.ru/) какой номер указывать: личный или рабочий
При регистрации номера телефона в смс.ру - вам необходимо указать номер центра (с этого номера будут уходить смс клиентам). Личные кабинеты начинают работать после активации системы sms рассылки. Соответственно, аккаунт sms.ru может быть активирован при предоставлении скан-копии подписанного договора со стороны заказчика в компанию ООО «СМС-центр» (https://ithelp.sms.ru/).
Где брать гарантийные письма для сотовых операторов
При регистрации в смс.ру (https://ithelp.sms.ru/) вам на почту было отправлено информационное письмо от данного сервиса. Пункт 4 - "Прикрепите гарантийные письма для сотовых операторов". По активной ссылке в письме вы можете сразу перейти в раздел Гарантийные письма и внести всю необходимую информацию.
В сервисе Смс.ру (https://ithelp.sms.ru/) - оператор МТС просит дополнительную плату в 2т.р., что делать
Для использования буквенного отправителя в МТС необходимо быть юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем и иметь договор с нами. МТС берет абонентскую плату в 2000 рублей в месяц за каждое зарегистрированное имя. В случае, если вы не хотите платить абонентскую плату, то сообщения будут уходить с бесплатных общих отправителей INFORM, INFORMER, и тд. Мы не добавляем наценку с нашей стороны на эту абонентскую плату. МТС списывает абонентскую плату, даже если имя в месяце не используется. В случае отказа в регистрации имени со стороны МТС, произведенная вами оплата вернется на ваш счет.
То есть, если вы не будете оплачивать 2000 руб клиентам будет приходить сообщение не с буквенного отправителя, а с номера телефона +7. Так же при использовании бесплатного отправителя на МТС, нельзя писать английские слова и ссылки с окончанием .com и .net
Личный кабинет клиента
Что такое “Хостинг” для подключения личного кабинета
Хостинг – это услуга, которая позволяет публиковать ваш веб-сайт в интернете. Когда вы подписываетесь на услугу хостинга, вы обычно арендуете пространство на сервере, на котором вы можете хранить все файлы и данные, необходимые для правильного функционирования вашего сайта.
Как зарегистрироваться клиенту в Личном кабинете клиента
Клиенту необходимо зайти на сайт (адрес личного кабинета), нажать "Регистрация", выбрать город и центр, ввести номер телефона. Если клиент с таким телефоном есть в Go-CRM, то на номер телефона придёт смс с паролем для входа в личный кабинет. Если клиента в системе нет, то потребуется сначала создать клиента там, а потом клиент сможет самостоятельно зарегистрироваться в личном кабинете. Также Администратор может проверить код для входа в Личный кабинет в Карточке клиента в системе. Для этого необходимо перейти в Карточку клиента - раздел Сообщения.
Чаты и общение с мессенджерами
Что нужно, чтобы начать работать с чатами в системе
Необходимо передать специалистам технической поддержки доступы от сервиса I2crm (https://i2crm.ru/?refid=1710MA69HL) для подключения WhatsApp, а также уточнить к какому филиалу вашего центра будет подключение. Далее специалисты предоставят вам информацию по подключению номера WhatsApp к сервису. Подробную информацию о чатах вам может предоставить менеджер.
Какой номер могу подключить к чатам: личный или рабочий
Обращаем ваше внимание, что все чаты, которые привязаны к номеру будут отражены в системе - поэтому подключить лучше рабочий номер.
Где будет отображаться сам чат
Заявки из WhatsApp отображаются в разделе "Поступило заявок с сайта" И персоналу доступен функционал чатов - справа (боковая панель).
Кому из сотрудников доступен чат
Чаты доступны администраторам и директору, преподавателям данный функционал недоступен. Также чаты доступны с момента создания учетной записи сотрудника. Ранее созданные чаты новым сотрудникам не будут доступны.
Как клиенту подписаться на рассылку
Чтобы клиент подписался на рассылку WhatsApp - ему необходимо отправить любое сообщение на ваш номер. В карточке клиента появится яркий значок WhatsApp, а в боковой панели появится диалог. Чтобы клиент подписался на ваш Telegram-бот или Viber-бот - ему необходимо отправить первым сообщением свой номер, который указан в Карточке клиента.
У нас два центра и нужно, чтобы каждый администратор видел только свои сообщения. Возможно так сделать?
Да, возможно подключить второй номер для другого центра. Сообщения будут видеть только те администраторы, у которых есть доступ к центру (Настраивается в Настройки - Сотрудники - Карточка сотрудника - Доступ к центру).
Клиент пишет сообщения, но в системе они не отображаются. В чем причина?
Основные причины: авторизовали WhatsApp в другом месте, например подключили десктопную версию или в другой программе, отключили мобильный телефон с WhatsApp аккаунтом или разорвался интернет у мобильного телефона с WhatsApp. После таких действий всегда нужно заходить в i2crm и активировать Входящий канал повторно.
Администратор написала клиенту из Карточки клиента, но диалог в чатах не появился. Почему?
Сообщения из карточки (Уведомления) не будут относиться к чатам. Чтобы переписка была полной - необходимо вести общение в самом чате.
У нас есть групповые чаты, они будут работать?
Поддержка групповых чатов отсутствует. Обновление планируется в 2022 году.
Программа лояльности (баллы)
Как списать или начислить бонусы
Чтобы списать или Начислить баллы вручную Вам необходимо нажать на Баллы в Карточке клиента, далее выбрать действие "Списать" или "Зачислить", указать количество баллов и написать причину. Если вам необходимо списать баллы в счёт долга, то в таком случае спишите бонусы, а затем долг через «Доп.опции» - Списать невозвратный долг.
Автоматическое списание баллов в срм отсутствует (действует только в мобильных приложениях, когда клиент самостоятельно приобретает абонемент) В случае с срм можно списывать бонусы со счета клиента и на эту же сумму делать скидку. Скидку может создать директор в разделе Источники рекламы (скидки).
Автоматическое оповещение о списании или начисление баллов
Автоматическое оповещение о списании или начисление баллов сейчас невозможно настроить. Администратор вручную может отправлять эту информацию клиентам из Карточки клиента - Сообщения.
Отчеты
Почему Маркетолог не видит отчет о Рекламе
Если пользователь с правами Маркетолога создаст источник и затем этот источник прикрепится к заявке, то Маркетолог будет видеть только те заявки в таблице (отчете), к которым был прикреплён источник текущего маркетолога.
Где посмотреть список учеников, которые занимаются в долг
Для просмотра списка должников вам необходимо перейти в Отчеты - Другие отчеты - Общий отчёт.
Где посмотреть начисление зарплаты сотрудникам
Вы можете посмотреть эту информацию в Отчетах - Финансовые показатели - Отчет по зарплате.
